Numériser ses archives : les étapes d'un projet réussi
Armoires saturées, documents introuvables, risque d'incendie ou d'inondation : les archives papier coûtent cher et freinent le travail quotidien. La numérisation est une réponse efficace, à condition de ne pas se limiter à « scanner des cartons ».
1. Faire l'inventaire
Quels types de documents (contrats, factures, dossiers clients, plans, dossiers RH) ? Quels volumes ? Quels services les consultent et à quelle fréquence ? Cet inventaire détermine le budget, le planning et les priorités.
2. Trier avant de numériser
Numériser un document inutile, c'est payer deux fois. Appliquez les durées de conservation légales et internes pour éliminer ce qui peut l'être, et identifiez les originaux qui doivent être conservés sous forme papier.
3. Numériser avec un niveau de qualité défini
Résolution, couleur ou noir et blanc, format de fichier (le PDF/A est adapté à l'archivage long terme), reconnaissance de caractères (OCR) pour rendre le texte recherchable : ces choix se décident en amont et se contrôlent par échantillonnage.
4. Indexer : la clé de la réussite
Un document numérisé sans métadonnées est presque aussi introuvable qu'un document papier. Définissez un plan de classement et des index simples : type de document, date, numéro de dossier, client ou fournisseur. C'est ce qui permet de retrouver une pièce en quelques secondes.
5. Choisir une GED et sécuriser l'accès
La gestion électronique des documents (GED) centralise les fichiers, gère les droits d'accès par profil, conserve l'historique des versions et trace les consultations. Associez-la à une politique de sauvegarde régulière, dont au moins une copie hors site.
6. Accompagner les équipes
Le projet réussit si les utilisateurs adoptent le nouvel outil. Formez-les, désignez des référents et fixez une règle claire : désormais, les nouveaux documents sont classés directement dans la GED.
À retenir
Inventaire, tri, numérisation de qualité, indexation, GED sécurisée et accompagnement : un projet mené dans cet ordre transforme des archives dormantes en ressource exploitable.
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